Så til hvordan å klassifisere, det krever grundighet
Effekten av en behandling av et fysisk arkiv av en bedrift avhenger av gjennomføringen av verktøy og konkrete metoderDet er avgjørende for en bedrift å være opptatt med sine dokumenter. Mye mer enn en ren juridisk tvang til følge, arkivering er en nødvendighet. Forvaltningen av gjeldende rekorder, middels og forvaltning av arkiver for to tjenester som ikke er partisjonert og koordinert mellom dem: arkiv service og poster depotet. Som sådan, arkivering av papirdokumenter er en prosedyre som kan være raskt komplekse hvis regler og god praksis hvis de ikke er oppfylt, både i forhold til klassifisering i lagring. Uavhengig av form eller aktiviteten i selskapet forvaltning av arkiver er en nødvendighet. Hun begynte forsiktig, selv om det er basert på handlinger a priori enkel: målet med arkivet er på den ene siden, for å ta vare på og oppbevare dokumenter av selskapet i god stand, på den annen side for å finne dem eller sende dem tilbake når som helst. Det er derfor, det er ikke reduseres til en enkel oppbevaring for å være i samsvar med den perioden av oppbevaring av papirer, men er basert på en helhetlig forvaltning av papir arkiv, som er en del av et arkivering politikk som vil være effektiv og bærekraftig, siden skapelsen til ødeleggelse av arkivene. Forvaltningen av den aktuelle og gjennomsnittlige arkiv for administrative formål krever spesielle verktøy og konkrete metoder som tar hensyn til et sett av begrensninger knyttet til forvaltning av dokumenter. Dette arkivering prosedyren krever mer fasthet og logikk, fordi den inneholder: styring av det fysiske arkivet (og arkiver) kan ikke være improvisert. Implementere en kraftig og bevist bidrar til å sikre tilgjengelighet, pålitelighet og integritet av dokumenter. Dette systemet sikrer støtte av dokumentet fra sin skapelse til sitt arkivering.
Det tilbyr mange muligheter, for eksempel implementering av prosedyrer og rettigheter.
Med hensyn til regulering for å følge med, det er ISO-standardene som er spesifikke for arkivering, og i særdeleshet standard ISO som sikrer: For det konkrete tilfelle av offisielle dokumenter, standard ISO sikrer regulering av det de skriver, slik at standarden ISO, som å hun er ansvarlig for regulering av data poster. Disse ISO-standarder eller NF er overført til veiledende, de er ikke obligatorisk og det er ikke alltid en garanti for den ytterste profesjonalitet. Dette vil aldri bli gjentatt nok, ikke bli lurt av standarder. Det er i utveksling med tredjeparts-arkivet, i sin erfaring, og hennes forståelse av dine faktiske behov, vil du finne den høyttaleren du trenger. Arkiv som er tilgjengelig for alle dokumenter som er produsert eller mottatt av en bedrift i løpet av noen regnskapsåret i sin virksomhet. Følgelig, de må bli bevart: de spore alle økonomisk og sosial aktivitet i selskapet. Som sine underlag, de er varierte: Den faktiske ledelse er avhengig av media for å lagre og klassifisere, men også til å arkivere policy vedtatt av selskapet (passende til sin organisasjon og type aktivitet) som spesifikk type av hver arkivet (teorien om de tre aldre): Vanlige Spørsmål overfor beslutningstakere i feltet klassifisering og arkivering av bedriftens dokumenter filing av dokumenter i et selskap oppfyller de grunnleggende regler å følge for å klassifisere nyttig, effektivt og bærekraftig i et sett av dokumenter i et selskap. En eller annen gang, et selskap står overfor problemet med arkivering og innlevering som må administrere, etter at du har produsert eller mottatt. La tettheter av dokumenter er ikke løsningen Å finne en sunn situasjon, det er prosedyrer for rangering som er utpekt av den fellesbetegnelse for Records Management. Det er et verktøy for records management som anbefaler å behandle dem av deres skapelse: omfanget er derfor begrenset til den aktuelle og gjennomsnittlige arkiver, samtidig som det tas hensyn: Det synspunkt av standarder og forskrifter, Records Management er en prosess for arkivering også-boksen. Records Management har vært objektet i av en internasjonal standard, ISO ervervet i av association française de normalisering (AFNOR) under tittelen NF ISO. Records Management, derfor tar sikte på å ta opp og vurdering av dokumentet, fra etableringen og, derfor, før dokumentar prosessen. Dette er grunnen til at det inkluderer i sin tilnærming en klassifisering plan eller klassifisering plan, inkludert: Hva skiller klassifisering av bagasje, det er vakkert og godt sette på plass oppstrøms av ledelse i henhold til en klassifisering ordningen logisk og hierarkisk. Det er derfor avgjørende for den tjenesten som har ansvar for gjennomføring av klassifisering plan spørre de riktige spørsmålene, nemlig: klassifisering av gjeldende rekorder er grunnleggende, kan det sies å være original og konsekvent på grunn av det faktum at han må respektere livet av arkiver, og at det derfor blir en refleksjon av aktiviteten i selskapet.
Å gjøre så, en klassifisering som er laget fra etableringen av arkivet og ikke etter det faktum, eller for å redusere flaskehalser i bunken av arkiver som er lagret uten å ha blitt behandlet eller sortert.
Det er en gyldig metode uavhengig av type arkiver (nåværende, foreløpige, endelige). Det er basert på skillet å være laget på natur materiale: rangering er rask og effektiv når det begynte så tidlig som i produksjonsfasen av arkivene. Derfor er det klart at etablering av en klassifisering plan ikke er improvisert og krever mye av kravene for å være effektiv. Det er derfor det må være strukturert for å tilpasse seg: Det må falle stadig i utsiktene til forskning av dokumenter (hvordan du enkelt kan finne et dokument.) og derfor bør være omfattende.
Strukturelt, er planen for klassifisering fungerer på en logisk og strukturert måte.
Dokumentene er samlet og fordelt i henhold til en logisk skjema og et hierarki fra det generelle til det spesielle.
Målet er for å innlemme alle dokumenter uten å miste presisjon. Dens omfattende natur er på grunn av det faktum at han er ansvarlig for arkivering av alle dokumenter som reflekterer de oppgavene selskapet, dets aktivitet. Et helt sett av dokumenter for å bli klassifisert uavhengig av type lagringsmedium (papir, foto, CD-rom, elektronisk data) til Slutt, det er tre typer klassifisering plan i henhold til type aktivitet i selskapet (funksjoner og aktiviteter), sin organisasjon (struktur drift) og ved objektet. Som arkiver av et selskap er en refleksjon av hans aktivitet, en preferanse, det vederlag som er gitt til klassifisering ordningen funksjonelle. Men en kombinasjon av metoder er ikke å utelukke, forutsatt, selvfølgelig, ikke bland baser divisjon, og sette alle mapper på samme nivå.
Til slutt lykkes med en klassifisering ordningen vil avhenge av tjenesten arkiv som bygge-resultatet av en fullkommen kunnskap om drift, aktiviteter fra selskapet og service den klarer.
Dette er grunnen til at en undersøkelse på forhånd er avgjørende for å utvikle en plan for klassifisering av faktum"skreddersydde".
Takk til gjennomføringen av en Records Management i selskapet som ønsker å effektivt administrere sine arkiver, er det nå mulig for dette siste: forvaltning av arkiver i henhold til en plan for effektiv klassifisering fører uunngåelig til en gevinst på tid og produktivitet for selskapet og en reduksjon av administrasjonskostnader går i samme retning.
I effekt, en klassifisering systematisert arkiver innebærer et opplag og tilgang sterkt lettere, og dermed bidra til å utvikle utførelsen av selskapet.
Logikken for arkivering må ta hensyn til varigheten av juridiske bevaring av dokumenter for å avgjøre hvor lenge en produsent som har en interesse i å bevare sine arkivering materialer, og skjebnen til disse dokumentene på slutten av denne perioden. Beholdningen Bestill kombinerer mengde og verdi av eiendeler og forpliktelser som er identifisert i beholdningen.
Hovedboken som inneholder skriftene av reserve-journal disaggregert i henhold til plan av regnskapet, holde og godkjenning av bøker som kreves.
